Als CFO van verschillende holdings waaronder Jobes Holding (eigenaar van o.a. de BMW/MINI concessies Jorssen, Sneyers en Beliën), Metropool Invest (met de JaguarJobes Holding kiest voor COMAX eBox voor de automatisatie van hun e-box Enterprise Land Rover concessies Metropool Noord, Metropool Zuid en Metropool Kempen) en ook de vastgoedpoot AMB Holding, werd Jan Téblick dagelijks geconfronteerd met een tijdrovend probleem: het beheer van de talloze documenten die binnenkwamen via E-Box Enterprise. Met meer dan 30 vennootschappen, 350 medewerkers en een vloot van 500 wagens, was de administratieve last aanzienlijk. De oplossing? COMAX eBox. Ontdek hoe Jan met deze softwareoplossing zijn e-Box Enterprise proces automatiseert en zo een aanzienlijke tijdsbesparing realiseert.

Voorheen een complexe en tijdrovende taak

Voorheen was Jan Téblick zelf verantwoordelijk voor heel het e-Box Enterprise gebeuren. “Het proces vereiste telkens opnieuw inloggen, verschillende documenten bekijken, downloaden en vervolgens bepalen naar wie welk document doorgestuurd moest worden. Het was een vervelend werkje dat ik vaak ’s avonds en in het weekend moest doen om alles in orde te krijgen.

De grote hoeveelheid documenten, afkomstig van meer dan 30 vennootschappen moeten nauwkeuring opgevolgd worden om laattijdige betalingen en te laat verstuurde verkeersboetes te vermijden. Er rijden een 500-tal wagens rond van onze vennootschappen en we verhuren ook vervangwagens op korte en lange termijn. En dan zijn er nog de verkeersboetes die soms oplopen tot een 100-tal per maand. Dit hele beheer was een zeer complexe en tijdrovende taak” bekent Jan.

  "Het grote voordeel van COMAX ebox is dat ik hier niets meer voor hoef te doen. Alles verloopt automatisch en dit bespaart me soms tot een half uur per dag."

Jan Téblick, CFO van Jobes

De oplossing: COMAX eBox

Met COMAX eBox behoort deze administratieve last tot het verleden. “Alle e-Box Enterprise documenten worden nu automatisch gedownload en gearchiveerd in de juiste map op onze Sharepoint.” legt Jan uit. “Zodra er een nieuw document is binnengekomen, krijgt de juiste medewerker meteen een melding dat deze voor hem/haar klaarstaat. Deze kan dan eenvoudig worden geraadpleegd in de folder van Sharepoint.

Het grote voordeel is dat ikzelf, als CFO, hier niets meer voor hoef te doen. Ik hoef niet meer in te loggen, mails te lezen, te downloaden… Alles verloopt nu volledig automatisch dankzij deze oplossing. Dit bespaart me enorm veel tijd, soms wel tot een half uur per dag. Ook werken we nu veel efficiënter, alle documenten komen tijdig bij de juiste werknemers terecht en er is geen bottleneck meer bij één persoon.” Aldus Jan Téblick.

Meer moet dat niet zijn

“Niet enkel zijn wij tevreden over de COMAX eBox oplossing maar ook de samenwerking verloopt zeer fijn. Bij problemen worden deze snel opgelost. COMAX levert wat ze beloven. Meer moet dat niet zijn!” vat Jan Téblick de samenwerking nog samen.

Wil jij ook jouw e-Box Enterprise proces automatiseren? Bezoek ons dan op de Bedrijvencontactdagen in Mechelen op 9 & 10 oktober of contacteer ons vandaag nog via www.comax.be. We tonen je graag, volledig vrijblijvend, alle mogelijkheden van COMAX eBox.