In een wereld waarin efficiëntie en digitalisering cruciaal zijn, heeft Groep Peeters-Govers, een vooraanstaand familiebedrijf, gekozen voor COMAX als vaste partner in de digitalisering van hun administratieve processen. Peeters-Govers is uitgegroeid tot een gevestigde waarde in zowel B2B-activiteiten in Food alsook meerdere vennootschappen in Retail. Met hun groothandel Délidis beleveren zij dagdagelijks verse aardappelen, groenten, fruit en vlees aan horeca, supermarkten, scholen, ziekenhuizen en andere B2B klanten. Met hun 15 Albert Heijn supermarkten zijn ze de grootste franchisenemer van Albert Heijn in België. We spraken met Daisy Oostvogels, hoofdboekhoudster bij Peeters-Govers, om te ontdekken hoe COMAX de administratieve processen bij hen heeft gedigitaliseerd en hoe dit ruimte heeft gecreëerd voor boeiender en uitdagender werk.

“Met COMAX hebben we niet alleen repetitieve taken geautomatiseerd, maar we hebben ook de job-inhoud van onze medewerkers veel uitdagender gemaakt. Het denkwerk staat nu centraal, en we kunnen ons volledig richten op de boeking en verwerking van facturen.”          

Peeters-Govers kwam bij COMAX terecht via Ruth Boel van het bedrijf Annexe. Als projectleider van hun boekhoudpakket Venice en partner van COMAX bracht ze beiden in contact. Na een demo van de verschillende COMAX oplossingen was het meteen duidelijk dat COMAX heel wat mogelijkheden tot digitalisering en automatisering te bieden had voor de groeiende Groep Peeters-Govers.

Automatisering van het aankoopproces: Een Gamechanger

Peeters-Govers was op zoek naar een oplossing om het aankoopproces te digitaliseren. Daisy legt uit dat de Comax Split & Merge tool meteen hun aandacht trok: “Met Comax kunnen we één pdf-document met meerdere facturen snel en correct splitsen in meerdere verschillende te boeken facturen. Dat was onze eerste eyeopener. Wij hebben voor elke vennootschap een aparte mailbox, dat zijn er dus een dertigtal”, vertelt Daisy Oostvogels. “Voorheen moesten we zelf alle bestanden uit al die mailboxen halen en ze manueel in de juiste map plaatsen.”

“De automatische factuurherkenning en de naadloze integratie met het boekhoudpakket Venice waren de volgende gamechangers. Dankzij Comax is dit hele proces nu geautomatiseerd, wat resulteert in gebruiksgemak en een aanzienlijke tijdwinst.”

Impact op personeel en uitdagender werk

Het aantal medewerkers is gelijk gebleven, doch heeft de implementatie van de Comax-tools de job-inhoud van de medewerkers aanzienlijk veranderd. Daisy benadrukt: “Het denkwerk staat nu centraal, en de uitdaging op de job is verschoven naar de concentratie op de factuur, de boeking en de verwerking van de factuur in de boekhouding. Medewerkers hebben nu meer tijd om zich te concentreren op essentiële taken, zoals het controleren van BTW, het matchen van goederenontvangsten, wat de foutenmarge alleen maar ten goede komt.“

Comax modules in actie: Mailbox, Split & Merge, UBL, File en eBox

1. Een automatische flow voor de verwerking van aankoopfacturen.

• Comax Mailbox: Lege mailboxen en geordende dossiers.
  Met Comax Mailbox heeft Peeters-Govers zijn digitale aankoopfacturenstroom geoptimaliseerd voor 30 verschillende vennootschappen. Waar vooraf alle aankoopdocumenten manueel uit 30 verschillende mailboxen werden gehaald, gebeurt dit nu automatisch. De documenten worden automatisch opgehaald en automatisch gearchiveerd in de juiste dossiers.

• Comax Split & Merge: Eenvoudig splitsen en samenvoegen.
  De volgende stap in hun workflow is Comax Split & Merge. Met deze oplossing splitsen ze de dagelijks ontvangen documenten in afzonderlijke bestanden. “Soms ontvangen we pdf-bestanden die meer dan één factuur omvatten. Vroeger moesten we zo’n bestand dan uitprinten en factuur per factuur weer inscannen”, herinnert Oostvogels zich. “Met de Split & Merge-module kunnen we alle bestanden echter digitaal splitsen en er eventueel zelfs bijlages of extra toelichtingen aan toevoegen. Dat bespaart enorm veel tijd.”

• Comax UBL: Automatische omzetting tot UBL dankzij factuurherkenning. *
  Na het splitsen en samenvoegen kunnen ze vanuit de Comax Split & Merge tool onmiddellijk de facturen omzetten naar een UBL-formaat. Dankzij factuurherkenning worden zo de juiste velden zoals onder andere leveranciersnaam, factuurnummer, factuurdatum en bedragen automatisch herkend en ingevuld. De UBL wordt vervolgens automatisch ingelezen in het boekhoudpakket Venice zodat er zeer vlot tot boeking kan worden overgegaan. 

2. Verkoopfacturen rechtstreeks doorgezet in het boekhoudpakket

Voor de boeking van hun verkoopfacturen, waaronder de kasfacturen van 15 Albert Heijn supermarkten en lotto-transacties vertrouwt Peeters-Govers eveneens op Comax. “De csv-bestanden worden door Comax automatisch ingelezen en klaargezet voor boeking in het boekhoudpakket Venice. Dit proces draait volledig op de achtergrond, zonder enige handmatige interventie.” Daisy Oostvogels benadrukt: “Comax heeft ons de vrijheid gegeven om ons te concentreren op het echte werk, wetende dat de dagelijkse flow van binnenhalen, doorzetten en verwerken van de facturen feilloos op de achtergrond wordt afgehandeld.”

3. Efficiënt en gestructureerd archiveren met Comax File

Bijkomend maken ze gebruik van de Comax File tool. Met deze oplossing archiveren ze documenten & mails meteen vanuit alle Office-toepassingen (Outlook, Word, Excel, …) maar ook webpagina’s correct en gestructureerd in hun digitaal archief. Alle documenten, mails en bijlagen komen zo voor elke vennootschap op een correcte manier in hun mappenstructuur te staan: per jaar, per vennootschap, per soort document en dit met de juiste benaming en meta-datering.

4. E-Box Enterprise mails: automatisch gedownload, gearchiveerd en doorgestuurd.

De nieuwste toevoeging aan hun arsenaal, Comax eBox stelt Peeters-Govers in staat om de flow rond E-Box Enterprise te automatiseren. Zo krijgen ze, zonder manueel in te loggen, alle documenten en mails uit hun verschillende E-box Enterprise accounts en uit MyMinfin Pro automatisch binnen in hun eigen omgeving.

Via het overzicht zien ze zeer snel welke nieuwe documenten er per vennootschap zijn binnengekomen. De documenten die verdere verwerking nodig hebben, zoals verkeersboetes, facturen, RSZ-documenten, … worden per direct automatisch doorgestuurd naar de juiste collega zodat deze er verder mee aan de slag kan gaan.

Voordelen in overvloed

Daisy Oostvogels vertelt over de voordelen die ze er ervaren door te werken met de Comax tools. “We besparen niet alleen tijd en kosten, maar we hebben de nauwkeurigheid van onze boekhoudkundige processen aanzienlijk verbeterd.”

“Het grootste voordeel is de automatisatie waardoor het verwerkingsproces van onze medewerkers aangenamer wordt en ze zich kunnen focussen op het echte boekhoudwerk. Het manuele en repetitieve werk is geautomatiseerd en de medewerkers kunnen zich nu richten op meer uitdagende taken die beter aansluiten bij de strategische doelen van het bedrijf.”

Advies aan kmo’s: digitaliseer en transformeer

Daisy Oostvogels sluit af met een advies aan kmo’s: “Bekijk je repetitieve processen en automatiseer zo veel mogelijk. Zodoende kan je voor je medewerkers een meer uitdagend takenpakket samenstellen, dat daarenboven beter aansluit op de noden van het bedrijf en haar beleid.”

Peeters-Govers en Comax bewijzen dat digitale transformatie niet alleen efficiëntie oplevert, maar ook de werknemerservaring en de kwaliteit van het werk verbetert. Wil je meer weten over hoe digitalisering en automatisering in jouw bedrijf een verschil kan maken? Bezoek ons op de Bedrijvencontactdagen in Mechelen op 9 & 10 oktober of contacteer ons via www.comax.be